2. Электронные таблицы

Аннотация

Этот раздел кратко представит вам функции электронных таблиц OpenOffice.org Calc.

Мы принимаем за основу, что вы уже знаете, для чего используются электронные таблицы, и не будем глубоко анализировать возможности этих приложений (бухгалтерского учета, финансовые, моделирования и др.).

2.1. Что такое электронная таблица?

Электронная таблица - это электронная замена бухгалтерских гроссбухов и калькулятора. Это программное обеспечение использует столбцы и строки для выполнения математических операций над введенными ранее данными. Сегодня электронные таблицы могут делать гораздо больше, так они часто используются в качестве (очень) простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм, даже несмотря на то, что это не было исходной целью программного обеспечения этого класса.

Рисунок 10.2. Строки, столбцы и ячейки

Строки, столбцы и ячейки

Строки называются так: 1, 2 и т.д. Столбцы называются так: A, ..., Z, AA, AB и т.д. Пересечение строки и столбца называется ячейкой, а ее имя составляется из атрибутов столбца и строки, например: C3 (как показано на рисунке Рисунок 10.2, «Строки, столбцы и ячейки»). OpenOffice.org Calc подсвечивает имена активных строки и столбца.

2.2. Использование электронных таблиц

Для запуска OpenOffice.org Calc выберите в главном меню Офис+Электронные таблицы->OpenOffice.org Calc.

При первом запуске OpenOffice.org Calc появится окно , спрашивающее вас, какой формат вы предпочитаете использовать для хранения своих файлов: Microsoft® или OpenOffice.org.

Ваше решение зависит от того, планируете ли вы обмениваться большим количеством файлов с людьми, пользующимися только средствами Microsoft®. В этом случае нажмите Использовать формат Microsoft® Excel, но мы вас предупреждаем, что поддерживается он не идеально. Естественно, это просто формат по умолчанию и он всегда может быть изменен в поле Тип файла диалогового окна Сохранить как.

OpenOffice.org Calc - это приложение табличных вычислений для корпоративного и домашнего использования. Оно включает в себя множество функций, рассмотрение которых выходит за рамки этого документа. Читайте раздел Раздел 2.3, «Дальнейшее изучение» для получения дополнительной информации о том, как полностью задействовать возможности OpenOffice.org Calc.

В следующих разделах будут рассмотрены основные функции, такие как ввод данных и формул и добавление графиков, отображающих эти данные. В качестве примера будут использованы графики расходов и продаж за месяц воображаемой компании.

2.2.1. Ввод данных

Чтобы ввести данные в ячейку (текст или число), воспользуйтесь клавишами со стрелками для перемещения к этой к ячейке или щелкните по ней и введите свои данные, нажав по окончании клавишу Enter. Вы также можете воспользоваться клавишами Tab или Shift-Tab для перехода в ячейку справа или слева соответственно.

Функция автозавершения упрощает ввод данных. Автоматическое завершение «угадывает» данные следующей ячейки на основании значения текущей ячейки. Это работает не только для числовых данных, но также и для дней недели, самих недель, месяцев и др. Вообще говоря, любой тип данных, который может быть ассоциирован с рядом последовательных целых чисел, может вводиться с использованием автозавершения.

Рисунок 10.3. Упрощение ввода данных при помощи автозавершения

Упрощение ввода данных при помощи автозавершения

Чтобы воспользоваться автозавершением, поместите свою мышь над «манипулятором» ячейки (маленький черный квадрат в правом нижнем углу ячейки), нажмите на него и потяните ячейку. Значения ячеек будут показаны во всплывающей подсказке (см. Рисунок 10.3, «Упрощение ввода данных при помощи автозавершения»). После того, как будет показано нужное финальное значение, отпустите кнопку мыши, и ячейки будут заполнены.

Также данные ячейки могут быть отсортированы согласно различным критериям (в столбце или строке, в зависимости от того, как вы расставили свои данные). Для этого сначала выделите ячейки, которые вы хотите отсортировать, а затем откройте окно с параметрами сортировки, выбрав меню Данные->Сортировка.

[Подсказка]Подсказка

Убедитесь, что вы также выбрали столбцы и строки, которые выполняют роль «заголовков» для данных (в нашем примере это столбец B, содержащий месяцы), чтобы данные «следовали» за ними в порядке сортировки.

На вкладке Условия сортировки выберите столбцы/строки сортируемых по ним данных и порядок сортировки по возрастанию или По убыванию. Вкладка Параметры содержит настраиваемые параметры сортировки, среди которых есть: учитывать или нет регистр при сортировке и направление сортировки (сверху вниз сортирует данные в столбцах, а слева направо - в строках). По окончании настройки нажмите кнопку ОК и выделенные ячейки будут отсортированы.

2.2.2. Добавление формул

Формулы могут быть использованы для «автоматизации» табличных вычислений, позволяя вам, например, выполнить сложное моделирование. В ячейках формулы определяются данными, начинающимися со знака =. Все остальное считается «статическими» данными.

Операции выражаются с использованием условно принятой алгебраической записи. Например, =3*A25+4*( A20+C34/B34) делит значение ячейки C34 на значение из ячейки B34, прибавляет к результату значение A20, умножает это на 4 и суммирует с умноженным на 3 значением ячейки A25. Таким образом могут быть записаны гораздо более сложные выражения на базе более простых выражений.

OpenOffice.org Calc предоставляет вам много уже предопределенных функций, которые вы можете использовать в своих формулах. Доступны функции для работы с датами и временем, математические, статистические, финансовые, логические и много других типов. Просмотрите их, открыв Мастер функций из меню Вставка->Функция или нажав клавиши Ctrl-F2.

[Замечание]Замечание

В KDE комбинация клавиш Ctrl-F2 переключает вас на второй рабочий стол, поэтому вам может понадобиться переопределить ее, чтобы вы могли открыть мастер функций OpenOffice.org Calc посредством этой комбинации.

Рисунок 10.4, «Использование функции в формуле» показывает функцию AVERAGE, примененную к выбранному диапазону ячеек для вычисления их среднего значения. Обратите внимание на использование символа : с целью указания в функции последовательного диапазона ячеек.

Рисунок 10.4. Использование функции в формуле

Использование функции в формуле

2.2.3. Диаграммы: Предоставление данных в более удобном виде

Когда электронная таблица содержит слишком много информации, становится трудно понять соотношение одной части данных к другой: слишком много чисел и слишком мало понятного. Наилучшим способом представления такого вида данных является диаграмма.

Как и во всех функциях анализа данных, вы должны выделить область, в которой вы хотите отобразить диаграмму. Поэтому выделите область ячеек, а затем выберите в меню Вставка->Диаграмма, чтобы вывести помощник создания диаграмм.

Рисунок 10.5. Выбор типа диаграммы

Выбор типа диаграммы

После настройки параметров на первой странице ассистента диаграмм и нажатия на кнопку Далее >>, вы увидите страницу выбора типа диаграмм (на Рисунок 10.5, «Выбор типа диаграммы» выбрана 3D-диаграмма с расположением рядов данных бок о бок). Настройте параметры и нажмите Далее >> для получения списка вариантов выбранного вами типа. И снова настройте параметры и нажмите Далее >>, чтобы настроить окончательные параметры диаграммы, такие как название диаграммы, заголовки осей и др. Внесите изменения и нажмите Готово для создания и вставки диаграммы в электронную таблицу (смотрите Рисунок 10.6, «Трехмерная диаграмма в электронной таблице»).

Рисунок 10.6. Трехмерная диаграмма в электронной таблице

Трехмерная диаграмма в электронной таблице
[Подсказка]Подсказка

Диаграммы в электронной таблице являются «динамическими», т.е. когда вы изменяете данные в ячейке, принадлежащей диаграмме, последняя будет автоматически обновлена.

[Подсказка]Подсказка

Выбрав, а затем щелкнув правой кнопкой мыши по вставленной диаграмме, вы вызовите меню с опциями для изменения многих параметров диаграммы. Например, название диаграммы может быть изменено двойным щелчком по ней.

2.3. Дальнейшее изучение

Если вы хотите больше узнать об использовании OpenOffice.org Calc, вам следует обратиться к учебному пособию, доступному на веб-сайте Tutorials for OpenOffice.

Также не пренебрегайте справкой OpenOffice.org Calc, которая доступна в меню Справка->Содержание или нажатием клавиши F1. Вы просто обязаны найти ответы на свои вопросы. Все разделы перечислены в Содержании, доступны алфавитный указатель и контекстный поиск.

2.4. Заключение

Электронные таблицы значительно облегчают бухгалтерский учет и много других задач с числовыми данными.

OpenOffice.org Calc предлагает расширенные возможности для опытных пользователей. Вы можете использовать его в качестве простой базы данных или даже полностью весь интерфейс программы. Вы также можете преобразовывать форматы, создавать шаблоны и др. OpenOffice.org Calc - это очень мощное приложение и несомненно будет долго использоваться.