Аннотация
Этот раздел кратко представит вам функции электронных таблиц OpenOffice.org Calc.
Мы принимаем за основу, что вы уже знаете, для чего используются электронные таблицы, и не будем глубоко анализировать возможности этих приложений (бухгалтерского учета, финансовые, моделирования и др.).
Электронная таблица - это электронная замена бухгалтерских гроссбухов и калькулятора. Это программное обеспечение использует столбцы и строки для выполнения математических операций над введенными ранее данными. Сегодня электронные таблицы могут делать гораздо больше, так они часто используются в качестве (очень) простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм, даже несмотря на то, что это не было исходной целью программного обеспечения этого класса.
Строки называются так: 1
, 2
и т.д.
Столбцы называются так: A
, ..., Z
,
AA
, AB
и т.д. Пересечение строки и
столбца называется ячейкой, а ее имя составляется из атрибутов столбца и
строки, например: C3
(как показано на рисунке
Рисунок 10.2, «Строки, столбцы и ячейки»). OpenOffice.org Calc подсвечивает
имена активных строки и столбца.
Для запуска OpenOffice.org Calc выберите в главном меню + -> .
При первом запуске OpenOffice.org Calc появится окно , спрашивающее вас, какой формат вы предпочитаете использовать для хранения своих файлов: Microsoft® или OpenOffice.org.
Ваше решение зависит от того, планируете ли вы обмениваться большим количеством файлов с людьми, пользующимися только средствами Microsoft®. В этом случае нажмите , но мы вас предупреждаем, что поддерживается он не идеально. Естественно, это просто формат по умолчанию и он всегда может быть изменен в поле Тип файла диалогового окна Сохранить как.
OpenOffice.org Calc - это приложение табличных вычислений для корпоративного и домашнего использования. Оно включает в себя множество функций, рассмотрение которых выходит за рамки этого документа. Читайте раздел Раздел 2.3, «Дальнейшее изучение» для получения дополнительной информации о том, как полностью задействовать возможности OpenOffice.org Calc.
В следующих разделах будут рассмотрены основные функции, такие как ввод данных и формул и добавление графиков, отображающих эти данные. В качестве примера будут использованы графики расходов и продаж за месяц воображаемой компании.
Чтобы ввести данные в ячейку (текст или число), воспользуйтесь клавишами со стрелками для перемещения к этой к ячейке или щелкните по ней и введите свои данные, нажав по окончании клавишу Enter. Вы также можете воспользоваться клавишами Tab или Shift-Tab для перехода в ячейку справа или слева соответственно.
Функция автозавершения упрощает ввод данных. Автоматическое завершение «угадывает» данные следующей ячейки на основании значения текущей ячейки. Это работает не только для числовых данных, но также и для дней недели, самих недель, месяцев и др. Вообще говоря, любой тип данных, который может быть ассоциирован с рядом последовательных целых чисел, может вводиться с использованием автозавершения.
Чтобы воспользоваться автозавершением, поместите свою мышь над «манипулятором» ячейки (маленький черный квадрат в правом нижнем углу ячейки), нажмите на него и потяните ячейку. Значения ячеек будут показаны во всплывающей подсказке (см. Рисунок 10.3, «Упрощение ввода данных при помощи автозавершения»). После того, как будет показано нужное финальное значение, отпустите кнопку мыши, и ячейки будут заполнены.
Также данные ячейки могут быть отсортированы согласно различным критериям (в столбце или строке, в зависимости от того, как вы расставили свои данные). Для этого сначала выделите ячейки, которые вы хотите отсортировать, а затем откройте окно с параметрами сортировки, выбрав меню -> .
На вкладке Условия сортировки выберите столбцы/строки сортируемых по ним данных и порядок сортировки по возрастанию или По убыванию. Вкладка Параметры содержит настраиваемые параметры сортировки, среди которых есть: учитывать или нет регистр при сортировке и направление сортировки (сверху вниз сортирует данные в столбцах, а слева направо - в строках). По окончании настройки нажмите кнопку и выделенные ячейки будут отсортированы.
Формулы могут быть использованы для «автоматизации» табличных
вычислений, позволяя вам, например, выполнить сложное моделирование. В
ячейках формулы определяются данными, начинающимися со знака
=
. Все остальное считается
«статическими» данными.
Операции выражаются с использованием условно принятой алгебраической записи.
Например, =3*A25+4*( A20+C34/B34)
делит значение ячейки
C34
на значение из ячейки B34
,
прибавляет к результату значение A20
, умножает это на
4
и суммирует с умноженным на 3
значением ячейки A25
. Таким образом могут быть записаны
гораздо более сложные выражения на базе более простых выражений.
OpenOffice.org Calc предоставляет вам много уже предопределенных функций, которые вы можете использовать в своих формулах. Доступны функции для работы с датами и временем, математические, статистические, финансовые, логические и много других типов. Просмотрите их, открыв Мастер функций из меню -> или нажав клавиши Ctrl-F2.
Рисунок 10.4, «Использование функции в формуле» показывает функцию
AVERAGE
, примененную к выбранному диапазону ячеек для
вычисления их среднего значения. Обратите внимание на использование символа
:
с целью указания в функции последовательного
диапазона ячеек.
Когда электронная таблица содержит слишком много информации, становится трудно понять соотношение одной части данных к другой: слишком много чисел и слишком мало понятного. Наилучшим способом представления такого вида данных является диаграмма.
Как и во всех функциях анализа данных, вы должны выделить область, в которой вы хотите отобразить диаграмму. Поэтому выделите область ячеек, а затем выберите в меню -> , чтобы вывести помощник создания диаграмм.
После настройки параметров на первой странице ассистента диаграмм и нажатия на кнопку , вы увидите страницу выбора типа диаграмм (на Рисунок 10.5, «Выбор типа диаграммы» выбрана 3D-диаграмма с расположением рядов данных бок о бок). Настройте параметры и нажмите для получения списка вариантов выбранного вами типа. И снова настройте параметры и нажмите , чтобы настроить окончательные параметры диаграммы, такие как название диаграммы, заголовки осей и др. Внесите изменения и нажмите для создания и вставки диаграммы в электронную таблицу (смотрите Рисунок 10.6, «Трехмерная диаграмма в электронной таблице»).
Если вы хотите больше узнать об использовании OpenOffice.org Calc, вам следует обратиться к учебному пособию, доступному на веб-сайте Tutorials for OpenOffice.
Также не пренебрегайте справкой OpenOffice.org Calc, которая доступна в меню -> или нажатием клавиши F1. Вы просто обязаны найти ответы на свои вопросы. Все разделы перечислены в Содержании, доступны алфавитный указатель и контекстный поиск.
Электронные таблицы значительно облегчают бухгалтерский учет и много других задач с числовыми данными.
OpenOffice.org Calc предлагает расширенные возможности для опытных пользователей. Вы можете использовать его в качестве простой базы данных или даже полностью весь интерфейс программы. Вы также можете преобразовывать форматы, создавать шаблоны и др. OpenOffice.org Calc - это очень мощное приложение и несомненно будет долго использоваться.